Hành chính, văn phòng, nhân sự
Nhiệm vụ biên/phiên dịch:
• Phiên dịch trong các cuộc họp xã giao, họp làm việc, gặp gỡ song phương, biên dịch tài liệu từ tiếng Bồ Đào Nha hoặc tiếng Anh sang tiếng Việt và ngược lại;
• Tháp tùng các Đoàn đại biểu Timor-Leste sang thăm và làm việc tại Việt Nam.
Nhiệm vụ hành chính lễ tân:
• Thực hiện các nhiệm vụ đón tiếp, hướng dẫn khách đến làm việc tại Văn phòng, trả lời điện thoại và email của Đại sứ quán;
• Quản lý hồ sơ, giấy tờ, công văn đến, công văn đi, giải quyết trong thẩm quyền hoặc chuyển đến các bộ phận liên quan;
• Scan tài liệu, công văn, giấy tờ và lưu trữ có hệ thống dưới dạng file mềm;
• Soạn thảo các văn bản hành chính như báo giá, công văn, công hàm, biên bản, v.v;
• Tổ chức chuẩn bị các cuộc họp của Đại sứ quán, lên kế hoạch, thông báo họp, các công tác hậu cần của cuộc họp;
• Là đầu mối liên hệ với các Cơ quan, Tổ chức, Doanh nghiệp trong và ngoài nước;
• Phụ trách kế hoạch, lên lịch làm việc cho Bí thư thứ nhất;
• Quản lý, đặt mua văn phòng phẩm; in ấn tài liệu khi cần thiết; quản lý việc sử dụng tài sản, lên kế hoạch bảo dưỡng thiết bị định kỳ theo quý/năm;
• Quản lý, sắp xếp điều hành xe riêng của Đại sứ.
Nhiệm vụ tài chính:
• Tham mưu, đề xuất với lãnh đạo và lên kế hoạch giải ngân hàng năm cho Đại sứ quán;
• Tạm ứng và thanh toán tạm ứng, thực hiện các giao dịch tại ngân hàng;
• Lập bảng lương hàng tháng và thanh toán cho người lao động;
• Làm báo cáo chi tiêu hàng tháng, hàng quý gửi về Bộ Ngoại giao và Hợp tác Timor-Leste;
Nhiệm vụ nhân sự:
• Đề xuất các phương án thưởng Lễ, Tết, trợ cấp cho người lao động và tổ chức thực hiện;
• Tham mưu với lãnh đạo về việc bổ sung hoặc thay thế nhân lực khi cần thiết;
• Lập các kế hoạch tuyển dụng, điều phối và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện như đăng tin tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ, lên lịch thi tuyển, liên hệ phỏng vấn, thông báo kết quả;
• Thực hiện và trình ký các thủ tục nhân sự như Hợp đồng thử việc, Hợp đồng lao động, Quyết định thôi việc/ bổ nhiệm/ miễn nhiệm, v.v;
• Hoàn thiện các hồ sơ, thủ tục và liên hệ với Cơ quan BHXH cho Người lao động tham gia và/hoặc hưởng các chế độ BHXH, BHYT theo đúng quy định;
• Thực hiện thủ tục đăng ký MST TNCN, GTGC, v.v cho người lao động tại Đại sứ quán;
• Cập nhật với lãnh đạo về các chính sách chế độ đảm bảo đúng quy định của Pháp luật;
• Thực hiện các báo cáo thường kỳ về tình hình quản lý lao động gửi tới Cục phục vụ Ngoại giao đoàn;
• Trực tiếp giám sát và đánh giá kết quả làm việc của Thực tập sinh tại Đại sứ quán.